Was ist eine invoice?
Eine invoice ist ein mit einem Zeitstempel versehenes Handelsdokument, das eine Transaktion zwischen Käufer und Verkäufer aufschlüsselt und dokumentiert. Wurden Waren oder Dienstleistungen auf Kredit gekauft, enthält die invoice in der Regel die Vertragsbedingungen und Informationen zu den verfügbaren Zahlungsmethoden.
Zu den invoicearten können ein Papierbeleg, ein Kaufvertrag, eine Lastschrift, eine Verkaufsinvoice oder ein elektronischer Online-Auftrag gehören.
Die wichtigsten Erkenntnisse
- Eine invoice ist ein Dokument, das eine Transaktion zwischen einem Käufer und einem Verkäufer aufzeichnet, beispielsweise ein Papierbeleg aus einem Geschäft oder ein Online-Aufzeichnung eines E-Tailers.
- invoice sind ein entscheidender Bestandteil der internen Kontrollen und Prüfungen der Buchhaltung.
- Auf einer invoice aufgeführte Belastungen müssen von der zuständigen Geschäftsleitung genehmigt werden.
- In invoice werden im Allgemeinen die Zahlungsbedingungen, Stückkosten, Versand- und Bearbeitungsgebühren sowie alle anderen während der Transaktion festgelegten Bedingungen aufgeführt.
Die Grundlagen einer invoice
Auf einer invoice muss auf der Vorderseite der invoice vermerkt sein, dass es sich um eine invoice handelt. Sie verfügt in der Regel über eine eindeutige Kennung, die sogenannte invoicenummer, die für interne und externe Referenzen nützlich ist. Eine invoice enthält in der Regel Kontaktinformationen des Verkäufers oder Dienstleisters für den Fall eines invoicefehlers.
Bedingungen
Die invoice kann die Zahlungsbedingungen sowie Informationen zu Rabatten, Vorauszahlungen oder Finanzierungskosten bei Zahlungsverzug enthalten. Sie enthält außerdem den Einzelpreis eines Artikels, die Gesamtzahl der gekauften Einheiten, Fracht-, Bearbeitungs- und Versandgebühren sowie die damit verbundenen Steuern und weist den geschuldeten Gesamtbetrag aus.
Timing und Drucken
Unternehmen können sich dafür entscheiden, eine Monatsabinvoice als invoices für alle ausstehenden Transaktionen zu versenden. In diesem Fall muss die Abinvoice darauf hinweisen, dass keine Folgeinvoice mehr versendet werden. Bisher wurden invoices auf Papier erfasst, oft in mehreren Kopien, sodass Käufer und Verkäufer jeweils einen Transaktionsnachweis hatten.
Computergenerierte invoice sind heutzutage weit verbreitet. Sie können bei Bedarf ausgedruckt oder per E-Mail an die jeweiligen Parteien versendet werden. Elektronische Aufzeichnungen ermöglichen zudem die einfachere Suche und Sortierung von Transaktionen nach Nummer, Datum, Ware oder Kunde.
Proforma
Eine Proforma-invoice ist ein vorläufiger Kaufvertrag, der Käufern vor dem Versand oder der Lieferung von Waren zugesandt wird. Die invoice enthält in der Regel die gekauften Artikel und weitere wichtige Informationen wie Versandgewicht und Transportkosten. Proforma- invoice kommen häufig bei internationalen Transaktionen zum Einsatz, insbesondere für Zollzwecke bei Importen.
Invoicedatum
Das invoicedatum gibt den mit einem Zeitstempel versehenen Zeitpunkt und das Datum an, an dem die Waren in invoices gestellt und die Transaktion offiziell erfasst wurde. Daher enthält das invoicedatum wichtige Zahlungsinformationen, da es die Kreditlaufzeit und das Fälligkeitsdatum der invoices bestimmt. Dies ist besonders wichtig für Unternehmen, die Kredite anbieten, wie z. B. „Netto 30“, was bedeutet, dass die Zahlung innerhalb von 30 Tagen fällig ist.
Ebenso gilt bei Unternehmen, die ihren Kunden die Möglichkeit zur Rückgabe von Artikeln bieten, in der Regel eine Frist, die auf einer bestimmten Anzahl von Tagen ab dem auf der invoices angegebenen Kaufbeleg basiert.
Elektronische invoicestellung
Seit dem Aufkommen des Computerzeitalters nutzen Privatpersonen und Unternehmen die elektronische invoicestellung als Alternative zu Papierdokumenten. Die elektronische invoicestellung (E-Invoicing) ist eine Form der elektronischen invoicestellung, die transaktionsbezogene Dokumente zwischen Parteien erstellt, speichert und überwacht und die Einhaltung der Vertragsbedingungen gewährleistet.
Zu diesen elektronischen Dokumenten können invoice und Quittungen, Bestellungen, Lastschriften und Gutschriften, Zahlungsbedingungen und -anweisungen sowie Überweisungsträger gehören. Digitale invoice werden in der Regel per E-Mail, über eine Webseite oder eine App versendet. Zu den Vorteilen gehören:
- Beständigkeit und Widerstandsfähigkeit gegen physische Schäden
- Einfache Suche und Sortierung nach bestimmten Namen, Begriffen oder Daten
- Verbesserte Auditfähigkeit
- Die Möglichkeit, auf Anfrage zu drucken oder zu reproduzieren
- Die Kapazität zur Datenerfassung und Business Intelligence
- Reduzierung des Papierverbrauchs
E-Invoicing umfasst verschiedene Technologien und Eingabemöglichkeiten und wird allgemein für die elektronische Übermittlung einer invoices an einen Kunden zur Zahlung verwendet. Weltweit wurden verschiedene E-Invoicing-Standards wie EDIFACT und UBL entwickelt, um die Akzeptanz und Effizienz zu steigern.1
Invoices und Kreditoren
Invoices erfassen den Verkauf eines Produkts für Bestandsführung, Buchhaltung und Steuerzwecke. Sie helfen dabei, Verbindlichkeiten und ähnliche Verpflichtungen zu verfolgen. Viele Unternehmen versenden das Produkt und erwarten die Zahlung später. Der Gesamtbetrag wird so für den Käufer zu einer Verbindlichkeit und für den Verkäufer zu einer Forderung.
Moderne invoice werden elektronisch und nicht mehr in Papierform übermittelt. Bei Verlust einer invoice kann der Käufer beim Verkäufer eine Kopie anfordern. Die Verwendung einer invoice stellt eine Gutschrift dar, da der Verkäufer ein Produkt geliefert oder eine Dienstleistung erbracht hat, ohne im Voraus Bargeld zu erhalten.
invoice und interne Kontrollen
invoice sind ein wichtiger Bestandteil der internen Buchhaltungskontrolle . Die auf einer invoice ausgewiesenen Posten müssen von der zuständigen Geschäftsleitung genehmigt werden. Alternativ wird eine invoice einer Bestellung zugeordnet, und nach dem Abgleich der Informationen erfolgt die Zahlung für genehmigte Transaktionen. Eine Wirtschaftsprüfungsgesellschaft stellt sicher, dass invoice bei der Prüfung der Kostengrenze in der entsprechenden Abinvoiceperiode erfasst werden.
Ist eine invoices eine Quittung oder ein Beleg?
Eine invoices dient in der Regel der Dokumentation des Verkaufs und der Lieferung von Produkten oder Dienstleistungen an einen Kunden. Sie ist somit eine invoices. Eine Quittung ist ein Dokument, das den Zahlungseingang belegt.
Bedeutet eine invoices, dass Sie bezahlt wurden?
Eine invoices dient grundsätzlich als Mitteilung über die geschuldete Zahlung.
Wofür wird eine invoices verwendet?
Es benachrichtigt den Kunden nicht nur über die Fälligkeit der Zahlung, sondern dient auch als Dokumentation für Buchhaltungszwecke.
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Das Fazit
Eine invoices ist ein Dokument, mit dem ein Kunde über die Fälligkeit einer Zahlung informiert wird. Sie dient dem ausstellenden Unternehmen gleichzeitig als Nachweis für die Nachverfolgung seiner Forderungen. Früher wurden invoice aufgrund technologischer Einschränkungen ausschließlich auf Papier ausgestellt. In letzter Zeit erfreuen sich elektronische invoice zunehmender Beliebtheit, da sie Zeit und Geld sparen und automatisch erstellt und versendet werden können.
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